Como controlar pagamentos por cartão, convênio e particular

Controlar pagamentos por cartão, convênio e particular é uma das rotinas financeiras mais importantes de uma clínica. Afinal, cada forma de recebimento possui prazos, descontos e processos diferentes.

Uma consulta pode ser paga imediatamente por Pix. Já uma venda no cartão pode entrar dias depois. Enquanto isso, um atendimento por convênio ainda pode passar por faturamento, análise e glosa antes do pagamento.

Por isso, olhar apenas para o valor vendido ou faturado não basta. A clínica precisa acompanhar cada recebimento até confirmar que o dinheiro realmente chegou à conta.

O primeiro passo: não misture todas as formas de recebimento

Imagine que a clínica realizou R$ 80 mil em atendimentos durante o mês.

Desse valor:

• R$ 30 mil vieram de pacientes particulares;
• R$ 20 mil foram pagos por cartão;
• R$ 30 mil foram faturados para convênios.

O faturamento total é importante. No entanto, ele não informa quando esses R$ 80 mil estarão disponíveis.

Por isso, cada fonte pagadora precisa ter seu próprio controle.

O ideal é acompanhar pelo menos:

valor cobrado → valor previsto → descontos/taxas → valor líquido → data de recebimento → confirmação bancária

Dessa forma, a clínica identifica rapidamente onde existem diferenças ou atrasos.

Como controlar pagamentos particulares

Os atendimentos particulares costumam ter uma rotina mais simples. Mesmo assim, falhas de registro podem provocar diferenças entre o sistema e o banco.

Cada pagamento deve estar vinculado ao atendimento correspondente.

Por exemplo:

Consulta realizada: R$ 400,00
Forma de pagamento: Pix
Valor recebido: R$ 400,00
Situação: conciliado

Se o paciente dividir um tratamento em quatro parcelas, porém, não registre todo o valor como recebido no primeiro dia.

Nesse caso, crie quatro previsões de recebimento.

Além disso, acompanhe pagamentos pendentes. Uma clínica pode ter vários valores pequenos em atraso que, somados, representam uma quantia relevante.

Portanto, vale manter uma rotina simples de cobrança, sempre com comunicação respeitosa e profissional.

Como controlar os pagamentos por cartão

No cartão, o valor da venda e o dinheiro que chega à conta podem ser diferentes.

Isso acontece porque existem fatores como:

• taxas da credenciadora;
• parcelamento;
• prazo de liquidação;
• antecipação de recebíveis.

O Banco Central explica que as vendas realizadas por determinados arranjos de pagamento geram recebíveis, ou seja, valores que o estabelecimento tem direito de receber futuramente. Esses recebíveis também podem ser objeto de operações de antecipação. A explicação está disponível na página do Banco Central sobre operações com recebíveis. (Banco Central do Brasil)

Por isso, a clínica deve controlar, para cada venda:

• valor bruto;
• número de parcelas;
• taxa;
• data prevista;
• valor líquido esperado;
• valor efetivamente recebido.

Depois, compare essas informações com o relatório da operadora e com o extrato bancário.

Exemplo

Imagine um procedimento de R$ 1.000,00 pago no cartão.

O sistema da clínica registra uma venda de R$ 1.000,00. Entretanto, depois das condições contratadas com a credenciadora, o valor líquido recebido pode ser menor.

Portanto, o financeiro precisa manter os dois números:

Valor da venda: R$ 1.000,00
Valor líquido a receber: valor após as taxas aplicáveis

Essa diferença não deve aparecer como um “erro” no caixa. Ela precisa estar registrada como custo financeiro da operação.

E a antecipação de recebíveis?

A antecipação permite receber antes valores que chegariam à empresa futuramente. O Banco Central explica que o estabelecimento pode antecipar recebíveis relativos às vendas a prazo, de acordo com as condições da operação contratada. (Banco Central do Brasil)

Isso pode ajudar diante de uma necessidade pontual de caixa. No entanto, existe um custo.

Por isso, antes de antecipar, compare:

quanto será antecipado − custo da operação = quanto realmente entrará

Se a clínica utiliza antecipações frequentemente apenas para conseguir pagar despesas correntes, vale investigar a causa. O problema pode estar no descasamento entre recebimentos e pagamentos, e não apenas na data do repasse do cartão.

Como controlar os pagamentos dos convênios

Os convênios exigem um controle ainda mais detalhado.

Nesse caso, o atendimento realizado não significa recebimento garantido.

Primeiro, a clínica presta o serviço. Depois, apresenta o faturamento à operadora. Em seguida, podem ocorrer auditorias, ajustes e glosas antes do pagamento.

A ANS determina que os contratos entre operadoras e prestadores estabeleçam os prazos e procedimentos de faturamento e pagamento. Além disso, o contrato deve tratar da auditoria, das situações de glosa, dos prazos para contestação e da resposta da operadora. Veja as orientações na página da ANS sobre faturamento e pagamento dos serviços prestados. (Serviços e Informações do Brasil)

Por isso, a clínica deve acompanhar:

• atendimento realizado;
• lote enviado;
• valor faturado;
• valor aprovado;
• valor glosado;
• recurso apresentado;
• valor líquido;
• data prevista;
• pagamento confirmado.

Além disso, o Padrão TISS da ANS estabelece regras para a troca de informações entre operadoras e prestadores. A ANS mantém uma página específica com a versão vigente e seus componentes. (Serviços e Informações do Brasil)

Glosa não pode ficar esquecida

Quando uma operadora glosa determinado valor, a clínica precisa identificar o motivo e verificar se cabe contestação.

No entanto, um erro comum é registrar o faturamento original e nunca atualizar o financeiro depois da glosa.

Imagine:

Valor enviado ao convênio: R$ 10.000,00
Valor aprovado: R$ 9.200,00
Valor glosado: R$ 800,00

Se o financeiro continuar esperando R$ 10.000,00, o fluxo de caixa terá uma previsão incorreta.

Por isso, os valores precisam ser atualizados conforme o processo avança.

A própria ANS mantém indicadores específicos sobre valores pagos, glosados e prazos de pagamento no setor de saúde suplementar. (Serviços e Informações do Brasil)

A conciliação é o que fecha o controle

Registrar não basta. É preciso conferir.

A conciliação compara o que a clínica esperava receber com aquilo que realmente entrou no banco.

Por exemplo:

Sistema: R$ 2.500,00 a receber
Relatório da operadora: R$ 2.420,00
Extrato bancário: R$ 2.420,00

Nesse caso, a equipe precisa descobrir e registrar a diferença de R$ 80,00.

Portanto, nunca altere simplesmente o valor do sistema para “bater com o banco”. Primeiro, identifique se houve taxa, desconto, glosa, cancelamento ou outro ajuste.

Uma rotina simples para controlar os recebimentos

A clínica pode dividir o trabalho em três momentos.

Diariamente: registre pagamentos particulares, cartões e novos valores a receber.

Semanalmente: concilie extratos, operadoras de cartão, convênios e pagamentos pendentes.

Mensalmente: analise taxas, glosas, inadimplência, antecipações e prazo médio para receber.

Além disso, defina quem registra, quem confere e quem aprova ajustes. Dessa forma, o controle não depende apenas da memória de uma pessoa.

Checklist rápido

• separar particular, cartão e convênio;
• registrar valor bruto e líquido;
• controlar parcelas e datas previstas;
• acompanhar taxas do cartão;
• monitorar lotes e glosas;
• registrar recursos apresentados;
• conciliar recebimentos com o banco;
• revisar valores pendentes toda semana.

FAQ

Devo registrar o valor do cartão bruto ou líquido?

Os dois. O valor bruto mostra quanto a clínica vendeu. Já o líquido mostra quanto efetivamente deverá entrar depois das taxas aplicáveis.

O valor enviado ao convênio já pode entrar no caixa previsto?

Pode constar como valor a receber, mas deve permanecer identificado como previsto. Depois, a clínica precisa atualizá-lo conforme análise, glosas e pagamento.

Com que frequência devo fazer a conciliação?

Uma rotina semanal atende muitas clínicas. Entretanto, operações com alto volume de pagamentos podem exigir conferências diárias.

Conclusão

Controlar pagamentos por cartão, convênio e particular significa acompanhar o dinheiro desde o atendimento até sua entrada efetiva na conta.

Por isso, não basta saber quanto a clínica faturou. A gestão precisa conhecer taxas, parcelas, glosas, valores pendentes e datas reais de recebimento.

Com uma rotina simples de registro e conciliação, a clínica consegue identificar diferenças mais cedo e tomar decisões com números mais confiáveis.

A SECOB pode apoiar sua clínica na organização dos controles financeiros, tornando os recebimentos mais claros e a gestão do caixa mais previsível.