Como organizar os recebimentos de clínicas e consultórios

Os recebimentos de clínicas e consultórios podem vir de pacientes particulares, cartões, convênios e pacotes de tratamento. Como cada forma de pagamento possui prazos e descontos diferentes, acompanhar apenas o faturamento não mostra quanto dinheiro realmente entrou.

Além disso, uma consulta realizada hoje pode ser paga somente nas próximas semanas. Enquanto isso, salários, fornecedores, aluguel e impostos continuam vencendo.

Por isso, a clínica precisa controlar cada valor desde o atendimento até a confirmação no extrato bancário. Dessa forma, consegue identificar atrasos, taxas, glosas e diferenças antes que prejudiquem o caixa.

Faturado, previsto e recebido não são a mesma coisa

O primeiro passo é separar três informações:

• valor faturado: total dos serviços realizados;
• valor previsto: quantia que a clínica espera receber;
• valor recebido: dinheiro que efetivamente entrou.

Além disso, vale acompanhar o valor líquido, ou seja, quanto restou depois de taxas, descontos e glosas.

Essa separação é importante porque a contabilidade reconhece receitas pelo regime de competência, considerando o período em que elas ocorreram. Porém, o controle financeiro também precisa observar o momento da entrada do dinheiro. O Conselho Federal de Contabilidade explica a diferença entre os regimes de competência e de caixa. (::Conselho Federal de Contabilidade::)

Imagine que uma clínica tenha realizado R$ 80 mil em atendimentos. Desse total, R$ 45 mil já entraram, R$ 25 mil ainda serão repassados e R$ 10 mil estão pendentes de análise.

Nesse caso, o faturamento foi de R$ 80 mil. No entanto, o caixa recebeu apenas R$ 45 mil.

Centralize todos os valores a receber

A clínica precisa registrar os recebimentos em um único controle, mesmo que utilize diferentes sistemas.

Cada lançamento deve apresentar, pelo menos:

• paciente ou fonte pagadora;
• serviço realizado;
• data do atendimento;
• valor cobrado;
• forma de pagamento;
• data prevista de recebimento;
• taxas e descontos;
• valor líquido;
• situação do pagamento.

A situação pode ser classificada como:

• previsto;
• recebido;
• parcialmente recebido;
• vencido;
• glosado;
• cancelado.

Assim, a equipe deixa de procurar informações em agendas, mensagens, extratos e relatórios separados.

Além disso, o controle centralizado facilita a identificação de valores que ultrapassaram a data prevista.

Como controlar pagamentos particulares

Nos atendimentos particulares, a clínica deve vincular cada pagamento ao serviço prestado.

Pagamentos por Pix, transferência ou dinheiro costumam ter uma confirmação mais rápida. Mesmo assim, a equipe precisa verificar se o valor recebido corresponde ao que foi cobrado.

Quando o paciente paga em parcelas, registre cada vencimento separadamente. Caso contrário, o controle poderá mostrar todo o tratamento como recebido logo no início.

Por exemplo, um pacote de R$ 3 mil dividido em três pagamentos deve gerar três previsões de R$ 1 mil. Dessa forma, a clínica consegue acompanhar cada parcela e identificar eventuais atrasos.

Além disso, estabeleça uma rotina de cobrança respeitosa. Um lembrete antes ou logo depois do vencimento pode evitar que pequenos atrasos se acumulem.

Como controlar os recebimentos por cartão

Uma venda no cartão gera um valor que a clínica receberá futuramente da credenciadora. O Banco Central chama esses valores de recebíveis de arranjo de pagamento. (Banco Central do Brasil)

Por isso, a clínica deve registrar:

• valor bruto da venda;
• quantidade de parcelas;
• taxa contratada;
• data de cada repasse;
• valor líquido esperado;
• antecipações realizadas.

Depois, precisa comparar essas informações com o relatório da operadora e o extrato bancário.

Além disso, a clínica deve controlar as antecipações. O Banco Central informa que o estabelecimento pode antecipar recebíveis de cartões, recebendo antes o dinheiro das vendas a prazo. Contudo, essa operação possui um custo e reduz o valor líquido. (Banco Central do Brasil)

Portanto, a antecipação pode atender a uma necessidade pontual, mas não deve substituir a organização do caixa.

Como controlar os recebimentos dos convênios

Nos convênios, o controle começa no atendimento e termina apenas quando a clínica confirma o pagamento.

A clínica precisa acompanhar:

• atendimento realizado;
• guia enviada;
• protocolo do lote;
• valor apresentado;
• valor aprovado;
• valor glosado;
• recurso enviado;
• data prevista;
• pagamento recebido.

Os contratos entre operadoras e prestadores devem estabelecer prazos e procedimentos para faturamento, pagamento, auditoria e contestação de glosas, segundo a Agência Nacional de Saúde Suplementar. (Serviços e Informações do Brasil)

Além disso, o Padrão TISS organiza as trocas eletrônicas entre operadoras e prestadores. Entre os processos previstos estão o envio de cobranças, a solicitação de demonstrativos e o recurso de glosas. A ANS mantém as versões vigentes na página oficial do Padrão TISS. (Serviços e Informações do Brasil)

Portanto, não basta registrar o valor enviado ao convênio como recebimento garantido. Primeiro, a clínica precisa conferir a análise da operadora.

Faça a conciliação dos recebimentos

Conciliação é a comparação entre o valor registrado e o dinheiro que realmente entrou.

Na prática, a clínica deve comparar:

• sistema de atendimento;
• controle de contas a receber;
• relatórios dos cartões;
• demonstrativos dos convênios;
• extrato bancário.

Imagine que o controle indique um recebimento de R$ 800, mas apenas R$ 760 tenham entrado. A diferença pode representar taxa, desconto, glosa, antecipação ou erro de lançamento.

Por isso, a equipe não deve ajustar o valor sem descobrir a causa.

Além disso, a conciliação frequente evita que divergências antigas se acumulem e dificultem a conferência.

Crie uma rotina simples

A organização não precisa consumir o dia inteiro. No entanto, precisa acontecer com regularidade.

Diariamente: registre os atendimentos, pagamentos e vencimentos.

Semanalmente: confira cartões, particulares, convênios e valores atrasados.

Mensalmente: analise prazos médios, taxas, glosas, inadimplência e saldo a receber.

Também é importante definir responsabilidades. Uma pessoa pode registrar, enquanto outra confere os valores e aprova ajustes.

Dessa forma, a clínica reduz erros e evita que todo o controle dependa de um único profissional.

Erros que dificultam o controle

Registrar apenas o valor bruto

Taxas, glosas e descontos reduzem o dinheiro disponível. Portanto, acompanhe também o valor líquido.

Considerar faturamento como recebimento

O serviço realizado ainda pode depender de parcelas, análise ou repasse.

Não controlar os vencimentos

Sem uma data prevista, a clínica não consegue identificar atrasos.

Conferir apenas o extrato bancário

O extrato mostra quanto entrou, mas não explica automaticamente a origem ou as diferenças.

Deixar glosas sem acompanhamento

A clínica precisa identificar o motivo, avaliar a possibilidade de correção e respeitar os prazos contratuais.

Checklist rápido

• centralizar todos os valores a receber;
• separar faturado, previsto, recebido e líquido;
• registrar taxas e parcelas dos cartões;
• acompanhar protocolos e glosas dos convênios;
• controlar pagamentos particulares vencidos;
• conciliar relatórios e extrato bancário;
• definir responsáveis pelos registros;
• revisar as pendências semanalmente.

FAQ

Qual é o melhor controle para começar?

Uma planilha pode atender operações menores, desde que seja atualizada e conferida. Conforme o volume cresce, um sistema financeiro tende a reduzir retrabalho.

O valor enviado ao convênio pode entrar como recebido?

Não. Primeiro, registre-o como previsto. Depois, atualize o controle conforme a aprovação, as glosas e o pagamento.

Com que frequência a clínica deve conciliar os recebimentos?

Preferencialmente toda semana. No entanto, operações com muitas movimentações podem precisar de conferência diária.

Conclusão

Organizar os recebimentos de clínicas e consultórios exige acompanhar cada valor desde o atendimento até sua confirmação no banco.

Por isso, a clínica deve separar faturamento, previsão e recebimento. Além disso, precisa controlar taxas, parcelas, glosas e vencimentos.

Com um registro centralizado e uma rotina de conciliação, a gestão identifica pendências mais cedo e ganha previsibilidade para cumprir seus compromissos.

A SECOB pode apoiar sua clínica na organização das contas a receber e na construção de uma rotina financeira mais clara e confiável.