Checklist da reforma tributária: 14 passos para preparar sua empresa

A reforma tributária já começou a produzir mudanças na rotina das empresas.

Em 2026, teve início o período de testes do IBS — Imposto sobre Bens e Serviços — e da CBS — Contribuição sobre Bens e Serviços. Para os contribuintes abrangidos pelas novas regras, essa etapa envolve adaptações em documentos fiscais, sistemas, cadastros e obrigações acessórias.

As orientações da Receita Federal para 2026 determinam que os documentos fiscais eletrônicos aplicáveis devem incorporar o destaque dos novos tributos conforme os leiautes e as notas técnicas de cada modelo. Em 2026, os contribuintes que cumprirem as obrigações acessórias previstas ficam dispensados do recolhimento do IBS e da CBS.

Para o empresário, porém, saber que existe uma transição não é suficiente. É necessário transformar as mudanças em ações concretas.

O sistema está preparado? Os cadastros estão corretos? Os contratos precisam ser revisados? A empresa do Simples Nacional já avaliou as escolhas para 2027?

Este checklist da reforma tributária ajuda a organizar essas perguntas e transformar um tema técnico em um plano prático de preparação.

Atenção: este conteúdo considera as regras e orientações oficiais disponíveis em 14 de julho de 2026. Como a implementação continua em andamento, novas notas técnicas e regulamentações podem alterar procedimentos específicos.

Antes de começar: entenda o que está mudando

A reforma tributária do consumo substitui gradualmente a estrutura formada por PIS, Cofins, ICMS, ISS e parte do IPI por um modelo baseado principalmente em dois tributos:

• CBS, de competência federal;
• IBS, administrado de forma compartilhada por estados, Distrito Federal e municípios.

O novo sistema utiliza uma lógica semelhante à de um Imposto sobre Valor Agregado, com não cumulatividade e tributação no destino, ou seja, considerando o local do consumo. A transição começou em 2026 e deverá ser concluída em 2033, quando o novo modelo entrará integralmente em vigor. O cronograma pode ser consultado na página Entenda a Reforma Tributária do Consumo, da Receita Federal.

Isso significa que a preparação não se resume a mudar a alíquota em uma nota fiscal. Ela envolve tecnologia, processos, contratos, preços, fluxo de caixa e tomada de decisão.

1. Confirme o regime tributário da empresa

O primeiro item do checklist é confirmar o enquadramento atual:

• Simples Nacional;
• Lucro Presumido;
• Lucro Real;
• MEI;
• outro regime ou tratamento específico.

Essa informação determina quais obrigações já alcançam a empresa e quais decisões precisarão ser tomadas nos próximos meses.

Para empresas do regime regular, 2026 já envolve o preenchimento dos campos de IBS e CBS nos documentos fiscais eletrônicos abrangidos pelas notas técnicas vigentes.

Os optantes pelo Simples Nacional possuem regras específicas. Para 2027, essas empresas poderão manter IBS e CBS dentro do recolhimento unificado ou optar pela apuração dos dois tributos pelo regime regular.

Verificação prática

• confirmar o regime tributário atual;
• verificar se a empresa permanece dentro dos requisitos do regime;
• identificar possíveis pendências fiscais;
• confirmar se existe alguma regra específica para a atividade.

2. Identifique quais documentos fiscais a empresa emite

Nem toda empresa utiliza o mesmo documento fiscal.

A Receita Federal relaciona, entre os documentos abrangidos pela adaptação, modelos como:

• NF-e;
• NFC-e;
• CT-e;
• CT-e OS;
• NFS-e;
• NFCom;
• NF3e;
• BP-e.

Cada documento possui notas técnicas, leiautes e regras próprias. A lista e as orientações gerais estão disponíveis na página Orientações da Reforma Tributária para 2026.

Verificação prática

• listar os documentos fiscais utilizados;
• confirmar quais estão abrangidos pelas novas regras;
• identificar a nota técnica aplicável;
• verificar se existem documentos diferentes para operações específicas.

3. Confirme se o sistema está atualizado

O sistema de emissão de notas precisa estar preparado para os campos, códigos e regras relacionados ao IBS e à CBS.

Para empresas do regime regular, a atenção é imediata. O Comitê Gestor do IBS informou que, a partir de 3 de agosto de 2026, o preenchimento dos campos de IBS e CBS será exigido operacionalmente nos documentos abrangidos. Sem as informações corretas, os sistemas de autorização poderão rejeitar os documentos fiscais.

O comunicado completo está disponível no site do Comitê Gestor do IBS.

Perguntas para o fornecedor do sistema

• o sistema já está atualizado para IBS e CBS?
• a empresa utiliza a versão correta?
• será necessário instalar algum módulo adicional?
• as regras de validação já foram testadas?
• o sistema está integrado à contabilidade?
• existe suporte para rejeições e inconsistências?

Não é suficiente receber a confirmação de que o sistema está “pronto”. A empresa deve verificar isso por meio de testes reais.

4. Faça testes de emissão de notas

O melhor momento para descobrir uma falha não é quando o cliente está esperando a nota fiscal.

Por isso, a empresa deve testar a emissão antes dos marcos obrigatórios aplicáveis à sua operação.

Os testes precisam incluir não apenas a venda mais comum, mas também situações como:

• cancelamento;
• devolução;
• desconto;
• bonificação;
• operação interestadual;
• cliente de outro município;
• venda para consumidor final;
• venda para outra empresa.

Para os documentos alcançados pelas validações do regime regular, os campos devem incluir a alíquota de teste de 1%, formada por 0,1% de IBS e 0,9% de CBS, conforme o comunicado do CGIBS. Em 2026, a apuração continua informativa quando as obrigações acessórias são cumpridas.

Verificação prática

• emitir notas em ambiente de teste ou produção controlada;
• conferir os campos de IBS e CBS;
• confirmar se a nota é autorizada;
• verificar o valor total do documento;
• testar cancelamentos e devoluções;
• conferir se a contabilidade recebe corretamente as informações.

5. Revise os cadastros de produtos e serviços

Um sistema atualizado não corrige automaticamente um cadastro errado.

Produtos, serviços, clientes, fornecedores e operações precisam conter informações confiáveis para que o tratamento tributário seja aplicado corretamente.

Itens que merecem revisão

• descrição de produtos e serviços;
• classificação fiscal;
• códigos tributários;
• unidade de medida;
• natureza da operação;
• endereço do cliente;
• local de entrega;
• município da prestação;
• benefícios ou tratamentos diferenciados;
• cadastro dos fornecedores.

A tributação no destino aumenta a relevância de informações relacionadas ao local em que ocorre o consumo. Cadastros incompletos podem provocar tributação inadequada, rejeição do documento ou retrabalho. A lógica de tributação no destino e de integração de dados é apresentada pela Receita Federal no conteúdo explicativo da reforma.

6. Mapeie as operações da empresa

Uma empresa pode realizar diferentes tipos de operação, mesmo vendendo um único produto ou serviço.

Por exemplo:

• venda presencial;
• venda pela internet;
• atendimento a consumidor final;
• atendimento a outras empresas;
• entrega em outro estado;
• prestação de serviço em outro município;
• operação com desconto;
• devolução ou cancelamento.

O mapeamento ajuda a evitar que uma única parametrização seja aplicada a situações que exigem tratamentos diferentes.

Verificação prática

• listar as principais operações;
• identificar onde ocorre a entrega ou prestação;
• separar vendas B2B e B2C;
• mapear operações interestaduais;
• registrar devoluções e cancelamentos frequentes;
• identificar tratamentos tributários diferenciados.

7. Separe clientes empresariais e consumidores finais

Essa distinção ganha importância com a lógica de créditos do novo sistema.

Empresas que vendem para outras empresas precisam avaliar como os créditos de IBS e CBS podem influenciar a decisão de compra de seus clientes. Já em vendas ao consumidor final, o efeito comercial tende a seguir outra dinâmica.

A reforma adota um modelo não cumulativo, com aproveitamento de créditos segundo as condições previstas na legislação. A Receita Federal explica a não cumulatividade e o crédito financeiro no novo sistema.

Verificação prática

• identificar o percentual de vendas para outras empresas;
• verificar se os clientes valorizam créditos tributários;
• analisar como os concorrentes estão se preparando;
• revisar propostas comerciais e negociações B2B;
• avaliar se a escolha tributária afeta a competitividade.

8. Analise os fornecedores

A empresa não depende apenas da própria emissão fiscal.

Para que a lógica de créditos funcione adequadamente, também será importante receber documentos corretos dos fornecedores.

Por isso, vale analisar:

• se os fornecedores estão preparados;
• se os documentos recebidos possuem informações corretas;
• se os cadastros estão completos;
• se existem fornecedores informais ou com problemas fiscais;
• se as compras geram créditos conforme as regras aplicáveis.

Verificação prática

• atualizar o cadastro de fornecedores;
• confirmar os documentos fiscais recebidos;
• revisar contratos de fornecimento;
• identificar compras com maior impacto tributário;
• criar rotina de conferência das notas de entrada.

9. Revise preços e margens

A reforma tributária não deve levar a aumentos automáticos de preço.

Antes de alterar qualquer valor, a empresa precisa entender como os novos tributos, os créditos e os custos da operação afetam sua margem.

Revise no mínimo

• custo direto do produto ou serviço;
• despesas fixas;
• impostos atuais;
• estimativa de IBS e CBS;
• créditos das compras;
• taxas e comissões;
• margem desejada;
• preço praticado pelos concorrentes.

A transição ocorrerá em fases. Em 2027, PIS e Cofins serão extintos dentro do cronograma oficial, enquanto a substituição gradual de ICMS e ISS pelo IBS ocorrerá entre 2029 e 2032. O novo modelo entra integralmente em vigor em 2033.

Por isso, a formação de preços precisará ser revisada mais de uma vez durante a transição.

10. Avalie os contratos

Contratos de médio e longo prazo podem atravessar diferentes etapas da reforma tributária.

É recomendável revisar cláusulas sobre:

• tributos incluídos no preço;
• mudanças na legislação;
• reajustes;
• repasse de custos;
• local da entrega ou prestação;
• responsabilidade pela emissão fiscal;
• cancelamentos e devoluções;
• retenções;
• vigência do contrato.

Verificação prática

• listar contratos que seguem vigentes em 2027 ou nos anos seguintes;
• identificar cláusulas tributárias;
• verificar a possibilidade de reajuste;
• revisar contratos com clientes empresariais;
• buscar orientação jurídica quando houver risco contratual.

O objetivo não é alterar todos os contratos de forma indiscriminada. É identificar onde a transição pode causar dúvida, conflito ou prejuízo.

11. Faça simulações tributárias

A simulação ajuda a transformar a reforma em números.

Ela deve comparar diferentes cenários, considerando:

• faturamento;
• compras;
• créditos;
• folha de pagamento;
• margem;
• perfil dos clientes;
• regime tributário;
• custos administrativos;
• fluxo de caixa.

Para empresas do Simples Nacional, essa etapa é especialmente importante por causa da escolha relacionada ao IBS e à CBS em 2027.

Verificação prática

• simular a manutenção do IBS e da CBS dentro do Simples;
• simular a apuração dos dois tributos pelo regime regular;
• comparar créditos gerados e aproveitados;
• analisar o impacto administrativo;
• avaliar o efeito sobre preços e margem;
• registrar as premissas utilizadas.

12. Prepare a decisão do Simples Nacional para 2027

Para micro e pequenas empresas, um dos principais marcos de 2026 ocorrerá em setembro.

Segundo o Portal do Simples Nacional, a opção pelo regime para 2027 deverá ser realizada entre 1º e 30 de setembro de 2026. No mesmo período, a empresa poderá escolher se recolherá IBS e CBS dentro da guia única ou pelo regime regular.

A escolha relacionada aos novos tributos valerá para os meses de janeiro a junho de 2027. Quem não optar pelo regime regular continuará com IBS e CBS dentro da guia do Simples no primeiro semestre. Uma nova oportunidade está prevista para março de 2027, com efeitos no segundo semestre.

As regras completas estão no comunicado oficial do Portal do Simples Nacional.

Verificação prática

• consultar a situação fiscal da empresa;
• verificar débitos ou pendências;
• simular as duas formas de recolhimento;
• avaliar o perfil dos clientes;
• decidir antes do fim do prazo;
• registrar a decisão e sua justificativa.

A regra antecipada de setembro não se aplica ao MEI, que permanece com calendário próprio para o Simei.

13. Projete o impacto no fluxo de caixa

Carga tributária e fluxo de caixa não são a mesma coisa.

Mesmo quando uma operação gera crédito, isso não significa que o valor estará imediatamente disponível para pagar contas ou financiar a empresa.

A projeção deve considerar:

• datas de recolhimento;
• créditos esperados;
• prazo de pagamento dos clientes;
• prazo concedido pelos fornecedores;
• custos de atualização do sistema;
• treinamentos;
• apoio contábil e jurídico;
• necessidade de capital de giro.

Verificação prática

• atualizar a projeção de caixa;
• separar imposto calculado de dinheiro disponível;
• considerar custos de adaptação;
• criar uma reserva para imprevistos;
• acompanhar os resultados mensalmente.

14. Defina responsáveis e prazos

Um checklist sem responsáveis corre o risco de virar apenas uma lista de boas intenções.

A empresa deve definir quem cuidará de cada frente:

Frente	Responsável sugerido
Atualização do sistema	fornecedor de tecnologia e equipe interna
Cadastro fiscal	faturamento e contabilidade
Emissão de notas	faturamento
Simulações	contabilidade e gestão
Formação de preços	financeiro e comercial
Contratos	gestão e assessoria jurídica
Fluxo de caixa	financeiro
Treinamento	liderança e responsáveis pelos processos

Também é importante criar um calendário com datas claras.

Marcos que merecem atenção

• 2026: ano de testes do IBS e da CBS;
• 3 de agosto de 2026: exigência operacional dos campos para documentos e contribuintes abrangidos pelo comunicado do CGIBS;
• 1º a 30 de setembro de 2026: período de opção do Simples Nacional para 2027 e escolha sobre IBS e CBS;
• 2027: início de uma nova etapa da cobrança e extinção de PIS e Cofins;
• 2029 a 2032: transição gradual de ICMS e ISS para o IBS;
• 2033: vigência integral do novo sistema.

Checklist resumido da reforma tributária

Para facilitar, reúna as principais tarefas em uma única lista:

• confirmar o regime tributário;
• verificar a situação fiscal da empresa;
• listar os documentos fiscais emitidos;
• confirmar a atualização do sistema;
• testar a emissão das notas;
• revisar produtos e serviços;
• atualizar clientes e fornecedores;
• mapear todas as operações;
• separar vendas B2B e B2C;
• analisar créditos tributários;
• revisar preços e margens;
• avaliar contratos;
• fazer simulações tributárias;
• preparar a decisão do Simples;
• projetar o fluxo de caixa;
• treinar a equipe;
• definir responsáveis;
• acompanhar novas orientações oficiais.

Erros que devem ser evitados

Deixar tudo para a contabilidade

A contabilidade tem papel essencial, mas não controla sozinha cadastros, contratos, preços, emissão de notas e sistemas internos.

Atualizar o sistema sem testar

Uma atualização técnica não garante que a parametrização da empresa esteja correta.

Copiar a decisão de outra empresa

Empresas do mesmo porte podem ter clientes, margens, compras e operações completamente diferentes.

Olhar apenas para a alíquota

A decisão precisa considerar créditos, custos administrativos, fluxo de caixa e competitividade.

Esperar a nota ser rejeitada

Para contribuintes abrangidos pelo marco operacional de 3 de agosto de 2026, o preenchimento incorreto pode impedir a autorização do documento.

Deixar a opção do Simples para a última hora

A escolha para 2027 exige simulação e planejamento antes do período de setembro de 2026.

FAQ sobre o checklist da reforma tributária

Toda empresa precisa cumprir o mesmo checklist?

Não. Os passos gerais ajudam na organização, mas as obrigações específicas dependem do regime, da atividade, dos documentos emitidos e das operações realizadas.

Empresas do Simples precisam se preparar em 2026?

Sim. Mesmo com tratamento operacional próprio durante 2026, essas empresas precisam avaliar sua situação fiscal e as escolhas sobre IBS e CBS para 2027.

Em 2026 haverá pagamento de IBS e CBS?

A Receita Federal informa que, no ano de testes, os contribuintes que cumprirem as obrigações acessórias ficam dispensados do recolhimento dos novos tributos.

Basta atualizar o sistema de notas?

Não. Também é necessário revisar cadastros, operações, preços, contratos, fornecedores e processos internos.

O checklist precisa ser revisto?

Sim. Como a regulamentação e as notas técnicas continuam sendo atualizadas, a empresa deve revisar o plano periodicamente.

Conclusão

A reforma tributária não deve ser tratada como uma única mudança que acontecerá em determinada data.

Ela é um processo de transição que exige acompanhamento, testes e decisões em diferentes momentos.

O checklist ajuda a empresa a sair da preocupação genérica e avançar para ações concretas: revisar o sistema, conferir os cadastros, mapear operações, simular cenários e preparar as escolhas que afetarão 2027.

Quanto antes essas tarefas forem distribuídas entre responsáveis e acompanhadas por prazos, menor será o risco de rejeição de notas, erros de precificação, decisões apressadas ou perda de margem.

A SECOB pode apoiar sua empresa na revisão deste checklist, traduzindo as mudanças tributárias para a realidade da operação e ajudando a transformar obrigações em um plano de preparação mais claro e seguro.

Fontes oficiais utilizadas

• Receita Federal — Orientações da Reforma Tributária para 2026
• Receita Federal — Entenda a Reforma Tributária do Consumo
• Comitê Gestor do IBS — Preenchimento obrigatório dos campos a partir de 3 de agosto de 2026
• Comitê Gestor do IBS e Receita Federal — Orientações para o período de testes
• Portal do Simples Nacional — Prazos e opções para 2027