Regras fiscais desatualizadas no ERP: sua empresa sabe identificá-las?

As regras fiscais desatualizadas no ERP podem representar um risco silencioso para empresas que utilizam sistemas de gestão para emitir notas fiscais e calcular tributos.

Com a Reforma Tributária, novas versões técnicas alteram campos, códigos e regras de validação dos documentos fiscais eletrônicos.

Entretanto, atualizar o software não significa necessariamente atualizar todas as configurações tributárias.

Na prática, uma empresa pode utilizar a versão mais recente do ERP e ainda manter parâmetros antigos que já não correspondem às exigências aplicáveis.

Sua empresa consegue identificar quais regras fiscais continuam ativas, mesmo depois da publicação de novas versões técnicas?

Essa pergunta merece atenção.

Por que regras fiscais desatualizadas no ERP continuam ativas?

O ERP utiliza configurações para determinar como deve tratar cada operação.

Essas configurações podem envolver códigos tributários, classificações fiscais, alíquotas, tratamentos diferenciados e informações dos documentos eletrônicos.

Entretanto, as exigências técnicas mudam ao longo do tempo.

Por exemplo, uma nova nota técnica pode alterar uma regra de validação ou a forma de preencher determinado campo.

Mesmo assim, a configuração anterior pode continuar cadastrada no sistema.

Isso acontece porque nem toda atualização do fornecedor altera automaticamente as parametrizações específicas de cada empresa.

Consequentemente, o sistema pode continuar aplicando uma regra antiga, especialmente quando existem cadastros personalizados ou integrações com outros programas.

Como a Reforma Tributária aumenta esse risco?

Com a implantação de IBS e CBS, os documentos fiscais eletrônicos passam por adaptações técnicas.

Além disso, as publicações podem trazer novas versões, ajustes de leiaute e alterações nas regras de validação.

A Receita Federal disponibiliza um cronograma dos documentos fiscais eletrônicos, com informações sobre a implantação das exigências.

Um detalhe importante é que a publicação de uma nova versão não significa que todas as regras anteriores deixam de valer imediatamente.

Afinal, uma versão pode estar disponível apenas para testes, enquanto outra continua vigente no ambiente de produção.

Por isso, a empresa precisa conhecer não apenas a versão mais recente, mas também qual regra se aplica à sua operação e a partir de quando.

O que acontece quando uma regra antiga continua ativa?

Imagine uma empresa comercial que atualize seu ERP para atender às exigências de IBS e CBS.

Entretanto, uma configuração tributária antiga permanece vinculada a determinado grupo de produtos.

Como resultado, o sistema pode continuar utilizando um código ou preenchimento que não corresponde à regra técnica aplicável.

Essa situação pode provocar:

• rejeição de documentos fiscais;
• classificação tributária incorreta;
• divergências entre operações e apuração;
• retrabalho para corrigir cadastros e documentos;
• riscos de inconsistências fiscais.

Além disso, nem todo erro aparece imediatamente.

Uma nota fiscal autorizada não significa, necessariamente, que todos os cálculos e tratamentos tributários estejam corretos.

Por isso, confiar apenas na ausência de mensagens de erro pode ser insuficiente.

Como identificar regras fiscais desatualizadas no ERP?

O primeiro passo é criar um controle das regras fiscais utilizadas pela empresa.

Depois, o responsável deve comparar essas configurações com a legislação e as versões técnicas aplicáveis.

Para isso, recomendamos cinco verificações:

1. Identifique as regras ativas

Levante os parâmetros utilizados nas vendas, compras, serviços e demais operações relevantes.

2. Verifique a versão técnica de referência

Identifique qual nota técnica, tabela ou regra fundamenta cada configuração.

3. Confira as datas de vigência

Avalie quando a exigência entrou ou entrará em produção. Assim, a empresa evita aplicar antecipadamente uma regra ainda em testes.

4. Localize configurações antigas

Procure regras duplicadas, códigos substituídos e parâmetros que continuam ativos sem justificativa.

5. Teste antes de alterar

Por fim, valide as mudanças em ambiente apropriado antes de aplicá-las à operação diária.

Dessa forma, a empresa consegue atualizar seus controles sem comprometer a emissão fiscal.

Quem deve acompanhar as atualizações fiscais do ERP?

Esse trabalho não deve ficar exclusivamente com o fornecedor do software.

Embora a empresa de tecnologia tenha responsabilidade pelo funcionamento e pelas atualizações contratadas, a parametrização tributária também depende das características de cada negócio.

Por isso, o ideal é integrar três áreas:

• TI e fornecedor do ERP: cuidam das atualizações, integrações e funcionamento técnico.
• Fiscal e contabilidade: analisam as regras tributárias e validam os parâmetros.
• Gestão empresarial: acompanha os riscos e garante que os responsáveis executem as revisões.

Além disso, a empresa deve registrar quais alterações realizou, quem as aprovou e quando entraram em funcionamento.

Esse histórico facilita auditorias e ajuda a identificar a origem de possíveis divergências.

Parametrização fiscal também afeta a apuração de IBS e CBS

As informações que o ERP utiliza para emitir documentos fiscais podem repercutir na apuração dos tributos.

Por isso, uma inconsistência na origem dos dados pode acompanhar a operação até as etapas de conferência fiscal.

Esse cuidado ganha importância com a nova sistemática de apuração prevista na Reforma Tributária.

Para entender essa relação, confira nosso artigo sobre apuração assistida de IBS e CBS e os riscos de não conferir os valores apresentados pelo Fisco.

Assim, a revisão da parametrização deixa de ser apenas uma tarefa técnica e passa a integrar a gestão preventiva dos riscos tributários.

Sua empresa sabe quais regras fiscais continuam ativas?

Com a Reforma Tributária, manter o ERP atualizado será apenas parte do trabalho.

A empresa também precisará garantir que suas parametrizações acompanhem as exigências efetivamente aplicáveis a cada operação.

Portanto, antes de confiar integralmente no sistema, vale responder:

Sua empresa consegue identificar quais regras fiscais do ERP já perderam a vigência, quais ainda se aplicam e quais precisam de atualização?

Se essa informação não estiver disponível, existe um ponto importante para revisar.

Na SECOB, entendemos que a preparação para a Reforma Tributária exige integração entre tecnologia, contabilidade e gestão empresarial.

Sua empresa já revisou as parametrizações fiscais do ERP? Fale com a equipe da SECOB e entenda como avaliar seus controles para reduzir riscos e preparar suas operações para as novas exigências de IBS e CBS.