Por que uma clínica pode faturar bem e ainda ter pouco caixa?

Quando uma clínica fatura bem e tem pouco caixa, o problema nem sempre está na quantidade de atendimentos. Muitas vezes, a dificuldade aparece porque o dinheiro entra depois das despesas.

A clínica realiza consultas e procedimentos, mas recebe parte dos valores por cartão, convênio ou parcelamento. Enquanto isso, salários, aluguel, impostos e fornecedores vencem em datas definidas.

Além disso, glosas, inadimplência, retiradas dos sócios e compras não planejadas podem aumentar a distância entre o faturamento registrado e o dinheiro disponível.

Por isso, olhar apenas para o total faturado não mostra a situação financeira completa.

Faturamento não é o mesmo que dinheiro em caixa

O faturamento representa o valor dos serviços realizados em determinado período. O caixa, por outro lado, mostra quanto dinheiro efetivamente entrou e saiu da empresa.

Essa diferença também aparece na contabilidade. Pelo regime de competência, receitas e despesas são reconhecidas no período ao qual pertencem, mesmo quando o pagamento ocorre em outra data. O Conselho Federal de Contabilidade explica a aplicação do regime de competência. (::Conselho Federal de Contabilidade::)

Imagine que uma clínica realizou R$ 100 mil em atendimentos durante o mês. Entretanto, parte desse valor será recebida posteriormente:

• R$ 20 mil estão parcelados no cartão;
• R$ 25 mil dependem de repasses de convênios;
• R$ 5 mil ainda estão pendentes;
• R$ 50 mil já entraram na conta.

Nesse caso, a clínica faturou R$ 100 mil, mas recebeu apenas R$ 50 mil naquele período.

Enquanto isso, todas as despesas continuam vencendo. Consequentemente, uma agenda cheia não garante disponibilidade financeira.

1. Os recebimentos chegam depois das despesas

A diferença entre prazos de recebimento e pagamento é uma das principais causas de falta de caixa.

A clínica pode pagar salários, aluguel e fornecedores no início do mês, mas receber dos cartões e convênios apenas semanas depois.

Nos pagamentos por cartão, por exemplo, a venda pode gerar um recebível: um valor que o estabelecimento tem direito a receber futuramente da operadora. O Banco Central explica como funcionam os recebíveis de cartões. (Banco Central do Brasil)

Além disso, quando o paciente parcela o tratamento, a clínica não deve considerar o valor total como dinheiro disponível no momento da venda.

Por isso, a gestão precisa acompanhar as datas reais de cada entrada.

2. Convênios podem ter prazos, análises e glosas

Clínicas que atendem convênios precisam observar uma etapa adicional entre o atendimento e o recebimento.

Primeiro, a clínica presta o serviço. Depois, envia a cobrança. Em seguida, a operadora analisa as informações e pode aprovar, ajustar ou glosar parte do valor.

A glosa ocorre quando a operadora não aceita integralmente determinado item apresentado na cobrança. Nesse caso, o prestador pode precisar corrigir informações ou apresentar um recurso.

Segundo a Agência Nacional de Saúde Suplementar, os contratos devem informar os prazos e procedimentos de faturamento, pagamento, auditoria, contestação e resposta às glosas. Essas orientações estão na página da ANS sobre faturamento e pagamento dos serviços prestados. (Serviços e Informações do Brasil)

Além disso, o Padrão TISS organiza processos como cobrança, demonstrativos de retorno e recurso de glosas entre operadoras e prestadores. (Serviços e Informações do Brasil)

Portanto, a clínica precisa controlar não apenas quanto enviou, mas também:

• quanto a operadora aprovou;
• quanto foi glosado;
• quais recursos estão pendentes;
• quando o pagamento deve ocorrer.

3. As taxas reduzem o valor recebido

Outro erro comum é registrar somente o valor bruto da venda.

Uma consulta de R$ 500 paga no cartão não representa, necessariamente, uma entrada líquida de R$ 500. Afinal, podem existir taxas da operadora, custos de antecipação e diferenças de prazo.

Além disso, antecipar recebíveis pode resolver uma necessidade imediata, mas também reduz o valor final recebido pela clínica.

Por isso, o controle financeiro deve separar:

• valor cobrado;
• taxas;
• antecipações;
• valor líquido;
• data prevista de entrada.

Dessa forma, a gestão evita contar com um recurso que não chegará integralmente à conta.

4. Custos e retiradas podem estar acima da capacidade financeira

Em alguns casos, a clínica fatura bem e tem pouco caixa porque sua estrutura consome grande parte das entradas.

Entre os principais compromissos estão:

• folha de pagamento;
• pró-labore;
• aluguel;
• materiais e medicamentos;
• manutenção de equipamentos;
• sistemas;
• impostos;
• empréstimos e financiamentos.

Além disso, retiradas frequentes dos sócios podem comprometer o capital necessário para manter a operação.

Por isso, a clínica deve definir um pró-labore compatível com sua realidade e registrar separadamente eventuais distribuições de lucros.

Também é importante evitar decisões baseadas apenas no saldo bancário. Um valor disponível hoje pode já estar comprometido com pagamentos da próxima semana.

5. Impostos e despesas futuras não foram reservados

O caixa também pode diminuir rapidamente quando a clínica não provisiona despesas futuras.

Provisionar significa separar ou considerar antecipadamente recursos para compromissos que ainda vencerão.

Isso vale para:

• impostos;
• décimo terceiro salário;
• férias;
• manutenção preventiva;
• seguros;
• parcelas de equipamentos;
• despesas sazonais.

Sem essa previsão, a clínica pode interpretar o saldo como dinheiro livre. No entanto, parte dele já pertence a obrigações futuras.

Consequentemente, quando os vencimentos chegam, surge a sensação de que o dinheiro “desapareceu”.

Como descobrir onde está o problema?

Primeiro, separe quatro informações:

1. valor faturado: quanto a clínica vendeu ou produziu;
2. valor previsto: quanto ainda deve receber;
3. valor recebido: quanto efetivamente entrou;
4. valor líquido: quanto restou depois de taxas, glosas e descontos.

Depois, organize as despesas por vencimento. Em seguida, projete o saldo das próximas quatro semanas.

Essa visão pode mostrar, por exemplo, que a clínica é lucrativa, mas possui um intervalo muito longo entre os pagamentos e os recebimentos.

Também pode revelar custos elevados, inadimplência ou retiradas incompatíveis com a geração de caixa.

O que fazer para melhorar o caixa da clínica?

Algumas medidas ajudam a aumentar a previsibilidade:

• conciliar cartões, convênios e extratos bancários;
• acompanhar valores vencidos e pendentes;
• analisar e recorrer de glosas dentro dos prazos;
• negociar datas de pagamento com fornecedores;
• evitar retiradas sem planejamento;
• criar provisões para impostos e despesas futuras;
• projetar o caixa semanalmente.

Além disso, a clínica deve acompanhar o prazo médio entre o atendimento e o recebimento.

Quanto maior esse intervalo, maior tende a ser a necessidade de capital de giro, ou seja, de recursos para manter a operação enquanto o dinheiro das vendas ainda não entrou.

Checklist rápido

• separar faturamento de recebimento;
• registrar o valor líquido dos cartões;
• acompanhar repasses dos convênios;
• controlar glosas e recursos;
• projetar despesas por vencimento;
• reservar valores para impostos;
• definir retiradas dos sócios;
• revisar o saldo projetado toda semana.

FAQ

Uma clínica com pouco caixa está necessariamente tendo prejuízo?

Não. Ela pode ter resultado positivo, mas receber depois de pagar suas despesas. No entanto, a falta de caixa também pode indicar custos elevados ou margens insuficientes.

Antecipar recebíveis resolve o problema?

Pode aliviar uma necessidade pontual. Porém, como existem custos envolvidos, a clínica deve avaliar o impacto da antecipação sobre sua margem.

Qual número deve ser acompanhado primeiro?

A clínica deve comparar faturamento, valor recebido, despesas a vencer e saldo projetado. Dessa forma, consegue avaliar tanto o desempenho quanto a disponibilidade financeira.

Conclusão

Quando uma clínica fatura bem e tem pouco caixa, é necessário investigar prazos, taxas, glosas, despesas e retiradas.

Portanto, aumentar o número de atendimentos nem sempre resolve o problema. Antes disso, a gestão precisa entender quando o dinheiro entra e quais compromissos já estão assumidos.

Com conciliação, projeções semanais e controle dos recebimentos, a clínica ganha previsibilidade e reduz decisões baseadas apenas no saldo bancário.

A SECOB pode apoiar sua clínica na análise dos números e na organização de uma rotina financeira mais clara, responsável e previsível.