Desde sua instituição em 2013 pela Instrução Normativa RFB nº 2.003/21, a Escrituração Contábil Digital (ECD) tem sido um ponto de discussão frequente entre os contadores, que buscam compreender sua aplicação, nuances e implicações. Com o objetivo de modernizar e simplificar a prestação de informações contábeis pelas empresas, a ECD visa substituir a escrituração em papel pela transmissão via arquivo digital, abrangendo o Livro Diário, Livro Razão, Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Ao adotar a ECD, as empresas não apenas cumprem suas obrigações legais, mas também ganham eficiência, segurança e transparência em suas operações contábeis. No entanto, apesar dos benefícios claros, persistem dúvidas e questionamentos entre os contadores em relação à sua implementação e execução eficaz.

Para oferecer respostas para as principais questões levantadas por esses profissionais, a Contmatic, empresa de soluções para gestão contábil e empresarial, preparou um guia para ECD. Nele, há orientações sobre quem deve realizar a entrega, os benefícios da entrega facultativa, o procedimento para retificação de erros, os cuidados ao retificar a contabilidade, como lidar com o processo de troca de contador e os prazos de entrega.

“Nossa missão é capacitar os contadores com conhecimento claro e relevante, garantindo que possam enfrentar os desafios da ECD com expertise e eficiência, contribuindo assim para a integridade e conformidade das práticas contábeis em todo o setor empresarial”, conta Maria Adélia da Silva, Especialista Contábil e Societária da Contmatic, responsável pelo material.

Confira a seguir as principais dúvidas e indicações para a execução correta da Escrituração Contábil Digital:

Quais empresas devem entregar a ECD?

A ECD deve ser apresentada por todas as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas e as entidades imunes e isentas, obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial, segundo a Instrução Normativa RFB nº 2.003/21, observando o seguinte:

• As empresas optantes do Simples Nacional que receberam aporte de capital por Investidor-Anjo nos termos dos artigos 61-A a 61-D da Lei Complementar nº 123/06, devem entregar a ECD conforme o exposto no § 2º do artigo 3º da Instrução Normativa RFB nº 2003/21.
• A pessoa jurídica, optante pelo regime tributário do Lucro Presumido, que mantém escrituração contábil regular e distribuiu lucro em montante superior ao valor da base de cálculo do imposto de renda apurado, sem incidência do IRRF, fica obrigada à entrega da ECD.
• As pessoas jurídicas imunes e isentas que obtiveram, no ano-calendário relativo a entrega da escrituração, receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados superiores a R$ 4.800.000,00 ou ao valor proporcional ao período a que se refere a escrituração contábil.
  

As empresas não obrigadas à entrega da ECD, podem fazer facultativamente?

Sim. Conforme o § 6º, do artigo 3º, da Instrução Normativa RFB nº 2003/21, a ECD pode ser entregue facultativamente.

Qual o benefício em entregar a ECD facultativa?

Ao enviar a ECD facultativamente, as empresas cumprem a obrigatoriedade sobre o registro da escrituração contábil e dos livros comerciais, expressa nos artigos 1.179 e 1.181 do Código Civil (Lei nº 10.406/02). Dessa forma, não será necessário levar os livros contábeis para autenticação na Junta Comercial ou Cartório.

Foi entregue a ECD do ano anterior com erros. Posso retificar?

Nas ocorrências de erros na Escrituração Contábil Digital (ECD) do ano anterior, de acordo com o § 4º do artigo 8º da Instrução Normativa RFB nº 2.003/21, a ECD autenticada somente poderá ser retificada através de substituição até o fim do prazo de entrega da ECD relativa ao ano-calendário subsequente, quando ocorrerem erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo.

Neste sentido, cabe atenção, pois as ECD’s do ano de 2022 que foram entregues em 2023, se precisarem ser substituídas, elas devem ser entregues até o final da entrega da ECD 2024.

Como corrigir a Escrituração Contábil Digital (ECD) entregue com erros de lançamentos?

Quando se tratar de correção de lançamentos contábeis, os ajustes deverão ser feitos tempestivamente no momento em que foram constatados, através de Ajustes de Exercícios Anteriores, conforme especificações tratadas no CPC 23 - Políticas Contábeis, Mudança de Estimativa e Retificação de Erro e o acerto sobre os históricos poderão ser evidenciados em Notas Explicativas, de acordo com o item 112 do CPC 26 (R1) - Apresentação das Demonstrações Contábeis.

Quando a contabilidade for retificada, quais os cuidados são recomendáveis?

Nas ocasiões em que foram necessários realizar lançamentos contábeis para a correção de saldos contábeis, supondo que houveram influências tributárias, ou seja, diferenças a pagar ou a compensar, para que não haja conflitos, a empresa deverá retificar as declarações passíveis de retificação, tais como DCTF, ECF, EFD-Contribuições, entre outras, conforme o caso, exceto na ECD porque nela aplica-se o Ajuste de Exercício Anterior.

No ano em que houver troca de contador responsável, como deve ser entregue a ECD?

A Escrituração Contábil Digital (ECD) da empresa que trocou de contabilidade, pode ser fracionada para que cada contabilista assine o período pelo qual é responsável técnico.

Assim, o antigo contador deverá entregar a ECD referente ao período em que esteve como responsável da pessoa jurídica, enquanto o atual profissional transmitirá o restante da escrituração do ano-calendário.

E por último, até quando a escrituração Contábil Digital (ECD) deve ser entregue?

A ECD nas situações normais, deve ser entregue até o último dia útil do mês de junho do ano subsequente ao ano-calendário a que se refira a escrituração. Para as situações especiais (cisão, fusão, incorporação ou extinção):

• Se a cisão, fusão, incorporação ou extinção ocorrer de entre janeiro e maio, a ECD deve ser entregue até o último dia útil do mês de junho do mesmo ano.
• Se a cisão, fusão, incorporação ou extinção ocorrer de junho a dezembro, a ECD deve ser entregue até o último dia útil do mês subsequente ao do evento.

“Por meio dessas recomendações, é possível navegar pela complexidade da Escrituração Contábil Digital (ECD) com confiança e precisão, garantindo não apenas a conformidade legal, mas também a integridade e transparência das práticas contábeis”, conclui Maria Adélia da Silva.