Não é segredo que o Brasil possui um dos sistemas fiscais e tributários mais complexos do mundo. Várias pesquisas comprovam isso, inclusive o último ranking internacional Tax Complexity Index, desenvolvido por duas universidades alemãs, a LMU, de Munique, e de Paderborn. Diante disso, manter-se em conformidade com o fisco é um desafio diário para as organizações que, além de toda complexidade, precisam lidar também com as mudanças e atualizações frequentes na legislação fiscal - em diferentes esferas (federal, estadual, municipal).

O resultado deste cenário de sistema tributário complexo somado às constantes alterações nas entregas obrigatórias, como datas e requerimentos, são o tempo e o custo investidos nisso. Estima-se que, no Brasil, para se manter em conformidade fiscal as empresas gastam, em média, 1,5 mil horas anuais, ou quase R$ 70 bilhões, por ano com mão de obra e operacionalização de processos.

Mesmo estes entraves sendo realidade no dia a dia de todas as companhias que operam no país, sejam pequenas, médias ou grandes, os profissionais responsáveis pelo compliance fiscal conseguem tornar essa rotina mais leve observando e aprimorando alguns pontos:

Aceite (e saiba lidar) com o sistema tributário brasileiro. As características do cenário fiscal brasileiro são realmente peculiares e mudanças nas datas de entrega ou requerimentos são algo “natural”. Então, o primeiro passo é aceitar essa “imperfeição” que existe em nossa legislação, em que atrasos, alterações e erros nas fases de testes acontecem rotineiramente. É importante, portanto, estar ciente de que há um certo caos quando se trata de compliance fiscal e de que é uma situação que não se pode lutar contra. Essa percepção e consciência por si só já pode ser um antídoto inicial contra a ansiedade.

Planeje quando iniciar as adequações para as entregas. É primordial gerenciar o momento de iniciar os trabalhos que antecipam as entregas. Encontre o equilíbrio entre não se antecipar demais por conta das alterações que certamente ocorrerão ao longo do período, e isso pode levar a retrabalhos, e não deixar tudo para a reta final, para evitar possíveis atrasos e, consequentemente, perder o prazo. O ideal é ponderar todas as questões e decidir uma data: nem sair correndo em desespero nem abandonar tudo para o final.

Mude a cultura interna. Mudar a forma como os processos são conduzidos nem sempre é simples. Mas, quando se entende que os problemas que envolvem a legislação é algo que não pode ser controlado - e isso estiver claro para todos os profissionais envolvidos - o primeiro passo é começar a pensar em ‘como agir’, visualizando alternativas e redefinindo as próximas coordenadas a serem tomadas. Isso faz com que todos estejam preparados para qualquer situação inesperada que mude o curso do planejado anteriormente e deixe esse planejamento obsoleto. Mudar a cultura, neste caso, é aprender a lidar com as “surpresas” que surgem ao longo do percurso e não fazer disso um caso atípico, mas sim tornar os percalços algo “corriqueiro”, já incorporado na rotina das áreas envolvidas. Assim, o processo, do início do fim, será menos tenso e oneroso.

Cultura Ágil como parte dos processos de compliance

Para as entregas fiscais serem eficientes, rápidas e assertivas, é essencial que valores como cooperação, colaboração, otimização de processos e comunicação constante entre os times estejam incorporados nas equipes e façam parte do dia a dia de operações. Se o caos é a rotina, então os processos precisam ser flexíveis e com integração entre todos os colaboradores, sem limites hierárquicos rígidos.

Integração entre as áreas de TI e fiscal. Na maioria das empresas, falta interação entre a equipe fiscal e a equipe de tecnologia - o que dificulta bastante o andamento dos processos. Um dos segredos para as entregas fiscais acontecerem com excelência, sem muitos percalços, é ambas as áreas trabalharem integradas, sem silos. Assim, juntas resolvem as questões com muito mais agilidade e eficiência.

Isso porque a prática fiscal, legal e regulatória das empresas precisa estar em conformidade com a versão do ERP em uso na companhia, atualizando-se continuamente em relação a mudanças na lei no que se refere a tarifas, regras, políticas e relatórios. Essas mudanças incluem alterações de recursos humanos, alterações de impostos sobre transações, alterações regulatórias na área financeira, entre outros inúmeros itens. O problema é que os fabricantes de software só incluem essas atualizações fiscais e regulatórias em novas versões do ERP, deixando as empresas com versões mais antigas do ERP vulneráveis em relação à conformidade. É, portanto, fundamental integrar a equipe fiscal com a área de TI para sanar esse gap deixado pelos grandes fabricantes de software.

Capacite os profissionais. Saber interpretar as mudanças fiscais e a legislação faz total diferença em como os profissionais irão agir diante dos entraves que aparecem no dia a dia. Quando não há total conhecimento sobre tudo que envolve o compliance e suas nuances, ao acontecer qualquer alteração que mude o percurso dos planos da área fiscal, os profissionais automaticamente se desesperam e podem tomar decisões erradas por conta da insegurança e falta de expertise.

Planejar e ter total clareza de cada passo a ser tomado traz muito mais tranquilidade para as companhias e ajuda a minimizar a complexidade do nosso sistema fiscal e tributário. Colocando essas dicas em prática, lidar com as características fiscais brasileiras poderá deixar de ser tão estressante e uma eterna ‘caixinha de surpresas’. O importante é entender que não é possível controlar tudo, então, o mais indicado é lidar com inteligência (prática e emocional) para, agir com segurança e tomar a decisão certa com clareza e objetividade.

Silvia Gianisella, Gerente de Projetos Fiscais e Tributários na Rimini Street América Latina